WooCommerce instellen vanaf nul: btw, verzending en betalingen

Voordat je producten toevoegt of je webshop live zet, moet WooCommerce goed staan: je winkeladres, valuta, btw, verzending, betaalmethoden en de automatische e-mails. Een fout in deze basis werkt door in elke bestelling. In dit artikel loop je de instellingen van nul door, met per onderdeel wat het doet en welke keuze voor een Nederlandse webshop logisch is. Aan het eind staat een korte controlechecklist.

Voordat je begint

Controleer eerst of de basis in orde is:

• WordPress en WooCommerce zijn bijgewerkt naar de nieuwste versie.
• Je site draait via https. Zie SSL-certificaat activeren als het slotje nog ontbreekt.
• Je kunt inloggen als beheerder.

Na de installatie start WooCommerce een wizard die alvast je winkeladres, valuta en een paar basiskeuzes instelt. Zie die wizard als een startpunt, niet als een complete configuratie. Loop daarna de instellingen hieronder na.

Algemene instellingen

Ga naar WooCommerce › Instellingen › Algemeen.

Winkeladres

Vul je adres, postcode, plaats en land volledig in. WooCommerce gebruikt dit voor de btw-berekening, de verzendzones, je betaalproviders en de wettelijk verplichte bedrijfsgegevens. Een onvolledig winkeladres leidt tot verkeerde btw en verzendkosten.

Verkooplocaties

Beperk de verkoop tot de landen waar je daadwerkelijk levert. Verkoop je alleen binnen Nederland en België, stel dat dan expliciet in. Dat voorkomt bestellingen met een onjuiste btw- of verzendberekening naar landen waar je niet levert.

Valuta

Zet de valuta voor een Nederlandse webshop op euro en controleer de weergave:

Met deze instellingen toont WooCommerce een prijs als € 1.299,95, zoals een Nederlandse klant het gewend is.

Belasting (btw) instellen

Zet op het tabblad Algemeen de optie Belastingen inschakelen aan en sla op. Er verschijnt dan een apart tabblad Belasting waar je je tarieven beheert. Zonder deze optie rekent WooCommerce helemaal geen btw en zijn je prijzen onjuist.

Voer je prijzen bij voorkeur exclusief btw in en laat WooCommerce de btw erbovenop berekenen. Dat houdt je administratie helder en scheelt fouten als een tarief ooit verandert. Op het tabblad Belasting stel je de standaardtarieven in, bijvoorbeeld het hoge en het lage Nederlandse tarief, en koppel je die aan de juiste btw-klasse van je producten.

Hoe btw, voorraad en je boekhouding op elkaar aansluiten, lees je in btw, boekhouding en voorraad.

Verzending instellen

Ga naar WooCommerce › Instellingen › Verzending. Verzending werkt met verzendzones: gebieden waarvoor je aparte tarieven instelt.

1. Maak een zone aan, bijvoorbeeld Nederland.
2. Voeg daar een verzendmethode aan toe, zoals een vast tarief of gratis verzending vanaf een bepaald bedrag.
3. Herhaal dit voor andere gebieden waar je levert, bijvoorbeeld een zone België of Rest van de EU.

Zorg dat je producten een gewicht en afmetingen hebben, anders kan een op gewicht gebaseerd tarief niet berekend worden. Een koppeling met een vervoerder, zoals PostNL, kan verzendkosten en labels automatisch verzorgen.

Betaalmethoden instellen

Ga naar WooCommerce › Instellingen › Betalingen. Hier bepaal je hoe klanten afrekenen. Voor een Nederlandse webshop wil je vrijwel altijd iDEAL, en vaak ook creditcard, bancontact en achteraf betalen. Die methoden regel je meestal via één betaalprovider in plaats van elke methode los.

Een veelgebruikte oplossing is Mollie: je maakt daar een account aan, installeert de plug-in en koppelt je webshop met een sleutel. Hoe je dat precies doet, lees je in de koppeling met Mollie.

Accounts, privacy en e-mails

Accounts en privacy

Onder Accounts & privacy bepaal je of klanten een account aanmaken of als gast bestellen, en koppel je je privacybeleid. Een gekoppeld privacybeleid is een AVG-verplichting. Gastbestellingen toestaan verlaagt de drempel om te bestellen.

E-mails

WooCommerce verstuurt automatisch mails, zoals de bestelbevestiging, de melding dat een order in behandeling is en de melding dat hij is voltooid. Controleer onder E-mails of de afzendernaam en het afzenderadres kloppen en of de mails daadwerkelijk aankomen. Komen mails niet aan of belanden ze in de spam, dan helpt een SMTP-plug-in die de post via een echte mailserver verstuurt in plaats van via de standaard PHP-mail.

Verplichte pagina's

WooCommerce heeft een aantal pagina's nodig om te werken: Winkelwagen, Afrekenen en Mijn account. Deze worden bij de installatie aangemaakt. Verwijder ze nooit, want zonder deze pagina's kan een klant niet afrekenen.

Testen voor livegang

Rond je instellingen altijd af met een test. Plaats een echte testbestelling en controleer of de prijzen, de btw, de verzendkosten en de automatische e-mails allemaal kloppen. Pas als die test slaagt, zet je de webshop live.

Controlechecklist

• Winkeladres volledig en correct.
• Valuta en prijsweergave op euro.
• Belastingen ingeschakeld en tarieven ingesteld.
• Verzendzones en tarieven ingesteld.
• Betaalmethoden gekoppeld en getest.
• Afzender en aankomst van e-mails gecontroleerd.
• https actief en de verplichte pagina's aanwezig.

Veelgestelde vragen

Moet ik prijzen inclusief of exclusief btw invoeren?

Voer prijzen bij voorkeur exclusief btw in en laat WooCommerce de btw erbovenop rekenen. Dat houdt je administratie helder en voorkomt fouten als een tarief verandert. Je kunt de prijzen aan de voorkant nog steeds inclusief btw tonen.

Waarom rekent WooCommerce geen btw?

Vrijwel altijd omdat de optie Belastingen inschakelen uitstaat, of omdat je btw-tarieven en btw-klassen nog niet zijn ingesteld. Zet belastingen aan, stel je tarieven in en koppel ze aan je producten.

Hoe stel ik verzendkosten in?

Via verzendzones. Maak een zone per gebied waar je levert en voeg daar een verzendmethode aan toe, zoals een vast tarief of gratis verzending vanaf een bedrag. Zorg dat je producten een gewicht hebben voor op gewicht gebaseerde tarieven.

Mijn WooCommerce-mails komen niet aan. Wat nu?

Controleer de afzenderinstellingen en installeer een SMTP-plug-in, zodat de mails via een echte mailserver worden verstuurd in plaats van via de standaard PHP-mail. Dat verbetert de bezorging flink.

Staat je basis? Bekijk wat er in een pakket zit op WordPress-hosting, met gratis SSL en dagelijkse back-ups, en bouw je webshop verder uit.