Spam kost tijd en zorgt ervoor dat belangrijke berichten ondersneeuwen. Bij zakelijke e-mail speelt het bovendien twee kanten op: je wilt zelf minder spam ontvangen, en je wilt voorkomen dat jouw eigen e-mail bij anderen als spam wordt gezien. In dit artikel behandelen we beide kanten, met concrete stappen om je inbox schoner te houden en je verzendreputatie op orde te krijgen.
Minder spam ontvangen
Je krijgt spam nooit helemaal weg, maar je kunt de stroom flink beperken. Het draait om filteren én om zorgvuldig omgaan met je e-mailadres.
Zet het spamfilter aan
De eerste verdediging is het spamfilter op de mailserver, dat verdachte berichten herkent en apart zet voordat ze je inbox bereiken. Controleer dat het aanstaat en stel de gevoeligheid in die bij je past. Hoe je dat doet lees je in spamfilter instellen.
Zet je adres niet overal publiek
Spammers verzamelen adressen die open op websites en in openbare berichten staan. Een paar gewoontes schelen veel:
- Zet je e-mailadres niet als platte tekst op je website. Gebruik liever een contactformulier of schrijf het adres onopvallend uit.
- Gebruik een apart adres voor openbare registraties en nieuwsbrieven, gescheiden van je belangrijkste zakelijke adres.
- Wees terughoudend met het achterlaten van je adres op fora en in reacties.
Gebruik aliassen
Met aliassen als info@, sales@ en nieuwsbrief@ houd je verschillende soorten post gescheiden. Krijgt één alias veel spam, dan pas je die aan of vervang je hem zonder dat je hoofdadres eronder lijdt. Zo houd je grip op waar berichten binnenkomen.
Zelf niet als spam gezien worden
Minstens zo belangrijk voor een bedrijf: dat je eigen e-mail netjes aankomt. Ontvangende servers beoordelen elk bericht op echtheid en reputatie. Zonder de juiste instellingen belandt legitieme post soms in de spammap of wordt die geweigerd. Drie DNS-records vormen de basis.
| Record | Wat het doet |
|---|---|
SPF | Bepaalt welke servers namens jouw domein e-mail mogen versturen. |
DKIM | Zet een digitale handtekening op je berichten, zodat de ontvanger kan controleren dat ze onderweg niet zijn aangepast. |
DMARC | Vertelt ontvangende servers wat ze moeten doen met post die niet door SPF of DKIM komt. |
Deze drie records samen laten ontvangende servers zien dat jouw e-mail echt van jouw domein komt. Hoe je ze precies instelt, staat stap voor stap in SPF, DKIM en DMARC instellen.
Verstuur je ook e-mail via een andere dienst, bijvoorbeeld een nieuwsbriefpakket of een boekhoudprogramma, neem die servers dan mee in je SPF-record. Vergeet je dat, dan kan juist die legitieme post als spam worden aangemerkt.
Let op de inhoud en verzendgewoontes
Techniek is de helft, je verzendgedrag de andere helft. Ontvangende servers wegen ook de inhoud en je reputatie mee.
- Nette inhoud. Vermijd overdreven kreten, veel uitroeptekens en misleidende onderwerpregels. Zorg voor een goede verhouding tussen tekst en afbeeldingen.
- Herkenbare afzender. Verstuur vanaf een vast adres op je eigen domein, niet vanaf wisselende of gratis adressen.
- Reputatie opbouwen. Verstuur niet plotseling grote hoeveelheden mail vanaf een nieuw adres. Een geleidelijk, consistent verzendpatroon bouwt vertrouwen op.
- Schone lijst. Stuur alleen naar mensen die je post willen ontvangen. Veel bounces en spammeldingen schaden je reputatie.
Komt je post toch niet aan?
Belandt je e-mail ondanks alles in de spammap van ontvangers of komt die helemaal niet aan, dan ligt het meestal aan ontbrekende of onjuiste SPF-, DKIM- of DMARC-records. Loop die eerst na. Een gerichte checklist vind je in waarom komt mijn e-mail niet aan.
Veelgestelde vragen
Kan ik spam helemaal stoppen?
Volledig stoppen lukt niet, maar je kunt de hoeveelheid flink beperken met een goed ingesteld spamfilter en door je adres niet overal publiek te zetten. Aliassen helpen om spam te scheiden van je belangrijke post.
Waarom komt mijn zakelijke e-mail bij anderen in de spam?
Meestal doordat SPF, DKIM of DMARC ontbreekt of niet klopt. Zonder die records kan de ontvanger niet controleren dat je bericht echt van jouw domein komt. Ook de inhoud en je verzendreputatie spelen mee.
Wat zijn SPF, DKIM en DMARC precies?
Het zijn drie DNS-records die samen bewijzen dat e-mail echt van jouw domein komt. SPF bepaalt welke servers mogen versturen, DKIM ondertekent je berichten en DMARC bepaalt wat er gebeurt met post die niet klopt.
Ik gebruik een nieuwsbriefdienst. Moet ik iets extra's doen?
Ja. Neem de verzendservers van die dienst op in je SPF-record en stel indien mogelijk DKIM in voor die dienst. Anders kan juist die post als spam worden gezien.
Wil je e-mail die betrouwbaar aankomt op je eigen domein? Bekijk wat er bij e-mailhosting zit.