Zodra een klant afrekent, ontstaat er een bestelling in WooCommerce. Vanaf dat moment beheer je die bestelling: je controleert de betaling, verwerkt en verstuurt de order, houdt de klant op de hoogte en betaalt zo nodig terug. In dit artikel lees je wat de bestelstatussen betekenen, hoe je een bestelling van binnen naar buiten leest en verwerkt, en hoe je correct terugbetaalt.
Waar vind je je bestellingen?
Ga in WordPress naar WooCommerce › Bestellingen. Je ziet een overzicht met per bestelling het bestelnummer, de datum, de klant, de status, de betaalmethode en het totaalbedrag. Vanuit dit overzicht filter je op status en open je een bestelling om hem te verwerken.
De bestelstatussen uitgelegd
De status vertelt in één oogopslag wat er met een bestelling moet gebeuren. Dit zijn de statussen die je het meest tegenkomt:
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| In afwachting van betaling | De bestelling is geplaatst, maar er is nog niet betaald. Komt voor bij bankoverschrijving of een afgebroken betaling. |
| In behandeling | De betaling is binnen. De bestelling moet nog worden verwerkt en verzonden. Dit is je actielijst. |
| Voltooid | De bestelling is verwerkt en verzonden of geleverd. Er is niets meer te doen. |
| Geannuleerd | De bestelling is geannuleerd, door jou of automatisch na een niet-voltooide betaling. |
| Terugbetaald | Het bedrag is geheel of gedeeltelijk terugbetaald aan de klant. |
| Mislukt | De betaling is niet gelukt. Soms rondt de klant hem alsnog af, waarna de status verandert. |
Een bestelling op In behandeling betekent dat de betaling binnen is en de order klaarstaat om verzonden te worden. Wacht dus niet op een aparte betaalbevestiging: bij een geslaagde betaling via bijvoorbeeld Mollie springt de status daar vanzelf op.
Een bestelling openen en lezen
Klik een bestelling aan om alle details te zien:
- Klant- en adresgegevens, met apart een factuur- en een verzendadres.
- De bestelde producten met aantallen en prijzen.
- De verzendmethode die de klant koos.
- De betaalstatus en de gebruikte betaalmethode.
- Bestelnotities aan de rechterkant, voor interne aantekeningen en berichten aan de klant.
Controleer voor je verzendt altijd of de betaling binnen is, of het adres compleet is en of de juiste producten en aantallen op de order staan.
Een bestelling verwerken
De standaardgang van een fysiek product loopt van In behandeling naar verwerken en verzenden, en daarna naar Voltooid:
- Open een bestelling met de status In behandeling.
- Controleer betaling, adres en producten.
- Pak de order in en verstuur hem, bijvoorbeeld met een verzendlabel uit je verzendkoppeling.
- Zet de status op Voltooid. WooCommerce stuurt de klant dan automatisch de mail dat de bestelling onderweg is.
De klant informeren
Gebruik het notitieveld rechts in de bestelling. Kies je Notitie aan klant, dan krijgt de klant een e-mail met je bericht, bijvoorbeeld een track-and-tracecode. Kies je Interne notitie, dan is de aantekening alleen voor jou en je collega's zichtbaar. Zo houd je de communicatie en je interne administratie netjes gescheiden.
Terugbetalen
Wil een klant retourneren of klopt er iets niet, dan betaal je geheel of gedeeltelijk terug. Open de bestelling en klik onderaan op Terugbetaling. Je vult het bedrag of de aantallen in die je terugstort.
Werk je met een betaalkoppeling als Mollie, dan kun je vaak automatisch terugbetalen kiezen. WooCommerce stuurt de terugbetaling dan direct door naar de betaalprovider, die het geld terugstort naar de klant. Kies je een handmatige terugbetaling, dan zet je de order alleen administratief op terugbetaald en moet je het bedrag zelf overmaken.
Veelgemaakte fouten
- De status niet bijwerken, waardoor de klant geen verzendmail krijgt en jij het overzicht kwijtraakt.
- Een bestelling verzenden die nog op In afwachting van betaling staat.
- Niet communiceren, waardoor een klant onnodig navraag doet.
- Een handmatige terugbetaling in WooCommerce zetten, maar vergeten het geld daadwerkelijk over te maken.
Veelgestelde vragen
Wat betekent de status In behandeling?
De betaling is ontvangen en de bestelling staat klaar om verwerkt en verzonden te worden. Zodra je hem verstuurt, zet je de status op Voltooid.
Krijgt de klant automatisch een e-mail?
Ja. WooCommerce stuurt standaard mails bij een bestelbevestiging en bij het voltooien van een order. Extra berichten stuur je zelf via een notitie aan klant in de bestelling.
Hoe betaal ik een klant terug?
Open de bestelling, klik op Terugbetaling en vul het bedrag in. Met een betaalkoppeling als Mollie kun je automatisch terugbetalen, waarbij het geld direct wordt teruggestort. Bij een handmatige terugbetaling maak je het bedrag zelf over.
Wat is het verschil tussen een interne notitie en een notitie aan klant?
Een interne notitie zie alleen jij en je team. Een notitie aan klant stuurt WooCommerce als e-mail naar de klant, handig voor bijvoorbeeld een track-and-tracecode.
Wil je zeker weten dat het hele proces klopt voordat er echte klanten binnenkomen? Doe eerst een testbestelling en volg die van betaling tot verzending.