Verstuur je e-mail die niet aankomt bij de ontvanger, of belandt hij steeds in de spammap? Dat ligt zelden aan één ding. Mailproviders als Gmail en Outlook wegen bij elke binnenkomende e-mail de technische instellingen van je domein, je verzendreputatie en de inhoud van het bericht tegen elkaar af. In dit artikel loop je de meest voorkomende oorzaken langs en lees je per oorzaak wat je eraan doet.
Snel overzicht van de oorzaken
- Ontbrekende of foutieve SPF-, DKIM- of DMARC-records.
- Een slechte reputatie van je domein of verzendende IP-adres.
- Vermelding op een blacklist.
- De inhoud van je e-mail wordt als verdacht gezien.
- Een volle mailbox of niet-bestaand adres bij de ontvanger.
1. SPF, DKIM en DMARC ontbreken
Dit is veruit de meest voorkomende oorzaak. Deze drie DNS-records bewijzen dat een e-mail echt van jouw domein komt. Ontbreekt er een, of staat er een fout in, dan vertrouwen grote providers je e-mail minder en belandt hij in de spammap of wordt hij geweigerd.
Wat je doet: controleer of alle drie de records correct staan en stel ze zo nodig in. Lees hiervoor SPF, DKIM en DMARC instellen. Een compleet overzicht van de e-mailrecords staat in DNS-instellingen voor e-mail.
2. Slechte reputatie van je domein
Mailproviders houden bij hoe betrouwbaar jouw domein en verzendserver zijn. Een lage reputatie ontstaat door ongevraagde e-mail versturen, veel berichten naar niet-bestaande adressen (bounces) of klachten van ontvangers. Het gevolg: e-mail belandt in spam of komt helemaal niet aan.
Wat je doet: verstuur alleen naar adressen die je e-mail willen ontvangen, houd je mailinglijsten schoon en verwijder adressen die blijven bouncen. Bouw het volume geleidelijk op in plaats van in één keer grote hoeveelheden te versturen.
3. Vermelding op een blacklist
Staat je domein of IP-adres op een blacklist, dan weren veel providers je e-mail actief. Dat gebeurt na signalen van spam of misbruik, soms ook door een besmet apparaat in je netwerk.
Wat je doet: controleer je domein en IP-adres met een dienst als MXToolbox. Sta je op een lijst, volg dan de verwijderprocedure van die specifieke blacklist en los eerst de oorzaak op.
4. De inhoud wordt als verdacht gezien
Spamfilters scannen ook de inhoud van je bericht. Overmatig hoofdlettergebruik, woorden als "GRATIS" of "NU KOPEN", veel afbeeldingen met weinig tekst, verdachte links en grote bijlagen verhogen allemaal de spamscore.
Wat je doet: gebruik een neutrale, professionele opmaak, houd een gezonde verhouding tussen tekst en afbeeldingen aan en voeg alleen noodzakelijke bijlagen toe. Test een bericht vooraf via een dienst als mail-tester.com.
5. Volle mailbox of verkeerd adres bij de ontvanger
Soms ligt het niet aan jou. Is de mailbox van de ontvanger vol, of bestaat het adres niet (meer), dan kan de e-mail niet worden afgeleverd. Je krijgt dan meestal een bouncebericht met de reden.
Wat je doet: lees het bouncebericht en controleer het adres op typefouten. Bij een volle mailbox kun je het later opnieuw proberen of de ontvanger via een ander kanaal laten weten dat zijn postvak vol is.
Zo voorkom je bezorgproblemen
- Zorg dat SPF, DKIM en DMARC correct en compleet zijn.
- Houd je mailinglijsten schoon en verwijder harde bounces.
- Gebruik een herkenbare, vaste afzendernaam en een neutrale opmaak.
- Controleer je reputatie en blacklists af en toe.
- Test belangrijke mailings vooraf.
Veelgestelde vragen
Waarom komt mijn e-mail alleen bij Gmail of Outlook niet aan?
Die providers hanteren strengere authenticatie-eisen. Ontbreekt er een SPF-, DKIM- of DMARC-record, dan merken juist zij dat als eerste. Controleer je records via SPF, DKIM en DMARC instellen.
Mijn e-mail komt aan, maar altijd in de spammap. Hoe los ik dat op?
Controleer eerst je authenticatierecords en je reputatie. Vraag vaste ontvangers ook om je adres aan hun veilige afzenders toe te voegen. Blijft het misgaan, kijk dan naar de inhoud van je berichten.
Hoe weet ik of ik op een blacklist sta?
Controleer je domein en IP-adres met een dienst als MXToolbox. Die toont op welke lijsten je eventueel staat en verwijst naar de verwijderprocedure.
Kan e-mailbezorging voor 100% worden gegarandeerd?
Nee. De ontvangende provider beslist uiteindelijk zelf. Met correcte instellingen en een schone verzendpraktijk verklein je de kans op problemen wel aanzienlijk.
Gaat het versturen of ontvangen in je e-mailprogramma zelf mis, kijk dan in problemen met e-mail oplossen.